Naast het maken van een checklist is het opstellen van een kostenoverzicht ook één van de eerste en belangrijkste stappen die je onderneemt. Bij het plannen van je trouwdag is het erg gemakkelijk om het overzicht te verliezen van wat je uitgeeft en gaat het geld er vaak gemakkelijker en sneller uit dan dat er binnenkomt. Door het maken van een kostenoverzicht verkrijg je (het woord zegt het al) overzicht! Je kunt in één oogopslag zien waar je geld naar toe gaat. Je kunt je uitgaven hierdoor beter in de hand houden, waardoor je sneller (op tijd!) kunt zien waar je eventueel op zou kunnen/moeten bezuinigen.

Opzet kostenoverzicht
Voordat je begint met het opstellen van een kostenoverzicht is het handig om eerst met je partner te bespreken wat jullie maximaal aan jullie bruiloft willen en kunnen uitgeven. Wees hierin realistisch, het is namelijk de bedoeling dat jullie je aan dit maximale bedrag houden en hier niet van afwijken. Als je dit besproken hebt, kun je beginnen met het maken van een kostenoverzicht. In een kostenoverzicht geef je in eerste instantie aan wat de geschatte kosten zijn. Deze kosten kun je vaak al van de website van leveranciers halen en zo niet, vraag gerust een offerte (of drie) aan. Ga hierna in beraadt over wat jullie belangrijk vinden en wat jullie minder belangrijk vinden: waar kun je op besparen? Uiteindelijk houd je in dit overzicht ook de daadwerkelijke kosten bij. Houd ook rekening met een post onvoorziene kosten van 10% op het totale bedrag. Er zijn altijd dingen waar je in eerste instantie niet aan hebt gedacht.

Template kostenoverzicht
Toen ik nog als weddingplanner werkte, heb ik een template opgesteld voor het kostenoverzicht. Dit houdt in dat de basis er al staat en ik voornamelijk alleen de kosten, uitgaven en bedragen voor het desbetreffende bruidspaar hoefde in te vullen. Dit kostenoverzicht waar ik als weddingplanner gebruik van maakte, wil ik graag met je delen!

Net als de checklist heb ik de template ook gemaakt in Google Drive. Het handige van Google Drive is dat het elke paar seconde automatisch je wijzigingen op slaat én dat je bestanden heel gemakkelijk kunt delen, bijvoorbeeld met je ceremoniemeester of je groom-to-be! Als je zelf nog wel de touwtjes in handen wilt houden, is een bestand in de cloud ideaal. Je kunt op deze manier met meerdere personen aan één bestand werken, waardoor je dus altijd werkt in de meest recente versie. Hoe handig!

TEMPLATE KOSTENOVERZICHT
De checklist is voor iedereen te openen door op de link hierboven te klikken. Mocht je een Google account hebben of er één willen aanmaken, dan zijn de vervolgstappen als volgt:

  1. Open de template
  2. Klik op File en kies voor Make a copy
  3. Geef de template een nieuwe naam
  4. Tadaaa, klaar om aan de slag te gaan!

Mocht je geen Google account willen aanmaken, dan kun je de template ook in een ander format openen door naar ‘downloaden als’ te gaan en daar te kiezen voor het gewenste format. Je mist dan alleen wel de voordelen van het delen en automatisch opslaan, wat ik zelf een enorm pluspunt vind.

Uitleg

  • Beschikbaar budget: hier plaats je het bedrag dat jullie maximaal aan je bruiloft kunnen en willen uitgeven. Houd je hier ook aan!
  • Geschatte kosten: hier geef je per onderdeel aan wat je verwacht eraan uit te geven. Op deze site kun je vinden wat de gemiddelde kosten zijn van een bruiloft. Pin je hier niet teveel op vast, dit is gemiddeld gezien. Kijk ook zeker op website van leveranciers. Sommige hebben op hun website een prijsoverzicht staan. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan je altijd vrijblijvend een offerte aanvragen.
  • Werkelijke kosten: als je eenmaal een leverancier hebt geboekt, dan weet je wat je totaal kwijt bent aan deze kostenpost. Schrijf dit bedrag bij de werkelijke kosten. Wijkt dit veel af van het geschatte bedrag in negatieve zin? Houd er dan rekening mee dat je op andere posten goedkoper uit moet zijn dan het geschatte bedrag.
  • Optioneel: hier geef je de bedragen aan van de kostenposten waarvan het minder belangrijk is, of waarvan je twijfelt of jullie het wel echt willen. Willen jullie bijvoorbeeld danslessen nemen, maar vinden jullie dit geen prioriteit? Schrijf het bij optioneel. Eventueel kunnen jullie deze kostenposten laten afhangen van het totale beschikbare budget.
  • Opmerkingen: bij opmerkingen kun je alles plaatsen wat je belangrijk vind om vast te leggen. Heb je bijvoorbeeld al een aanbetaling gedaan bij een leverancier? Wordt iets berekend op basis van nacalculatie? Schrijf het bij de opmerkingen!

Een bruiloft is natuurlijk maatwerk. De kans is daardoor groot dat niet alle kostenposten op de template staan. Je kunt deze heel gemakkelijk zelf toe voegen door een nieuwe regel aan de desbetreffende kostenpost toe te voegen.

TIP: Vorige keer heb ik een checklist met je gedeeld. Kopieer deze template naar een volgende tabblad in het bestand van de checklist, zodat je alle belangrijke gegevens met betrekking tot je trouwdag overzichtelijk bij elkaar in één bestand hebt staan.

Ik ben enorm nieuwsgierig wat je er van vind. Laat je het me weten?